Équipe d’application VISUS – restez à jour !

Un bon système PACS s’adapte aux défis médicaux, aux changements technologiques et aux exigences des utilisateurs. Un bon système PACS ne doit pas être un programme figé, mais au contraire rester toujours en mouvement. Et les utilisateurs devraient l’être aussi. Si vous souhaitez exploiter pleinement le potentiel d’un système haute performance comme le JiveX Enterprise PACS, vous devez rester à jour. Pour cela, l’équipe d’application VISUS est le meilleur interlocuteur : elle apporte son assistance aux nouveaux clients, mais aussi aux clients existants, par ses conseils et ses actions.

Il n'est pas nécessaire d'avoir une mise à jour importante à effectuer comme l’implémentation de JiveX 5.0 avec une nouvelle interface utilisateur et de nombreuses nouvelles fonctionnalités pour demander assistance à l’équipe d’application. Parfois, ce sont les petites choses oubliées ou des éléments nouveaux et particulièrement utiles au quotidien pour un groupe d’utilisateurs spécifique qui interpellent l’équipe. « Pour nos clients existants, les formations visent à garantir que les utilisateurs puissent exploiter au mieux JiveX tout au long du cycle de vie. Cela semble évident, mais ce n’est pas le cas. Car le système évolue, tout comme les processus en radiologie. De nouveaux processus sont mis en place, de nouveaux équipements achetés, de nouveaux employés arrivent, d’autres partent », explique Nicole Zimmermann-Schneider, responsable de l’équipe d’application.

Individuel, personnel, efficace

Par conséquent, il n’y a pas formation rapide pour les clients VISUS, mais plutôt des contenus personnalisés adaptés à l’objectif d’apprentissage correspondant. Dans le cas des cliniques Alb Fils à Göppingen, par exemple, le changement du médecin-chef à l’institut de radiologie diagnostique et interventionnelle et de médecine nucléaire, a nécessité une formation en applications complète sur le système éprouvé de l’établissement. Le Prof. Dr. Stephan Zangos, qui dirigeait le service des cliniques à Göpping, travaillait avec un autre système PACS avant le changement de poste : « La formation en applications était extrêmement importante pour moi, pour m’intégrer le plus rapidement possible dans les processus de travail courants. Pour cela, j’ai dû apprendre à connaître les fonctionnalités très étendues de JiveX. Et plus important encore, le système devait être adapté à ma façon de travailler afin que je ne sois pas obligé de m’adapter au système. »

Grâce à la souplesse de JiveX, la personnalisation des profils utilisateur a été effectuée facilement, notamment en ce qui concerne les protocoles d’affichage, qui peuvent être combinés avec des workflows de diagnostics après adaptation dans le profil utilisateur du professeur Zangos. « Mes médecins-chefs examinent les examens dans un format différent et avec un affichage différent. La possibilité de définir des profils d’utilisateur individuels influe également sur la qualité des résultats, car les habitudes visuelles jouent un rôle important. Avec JiveX, cela est très facile, si vous savez comment faire », poursuit le radiologue.

« C’est parce que JiveX est un système extrêmement flexible que les besoins en formation peuvent être importants en fonction du degré d’utilisation. Nous constatons souvent que de nombreuses connaissances se perdent au quotidien, les conséquences étant que les avantages en termes de richesse fonctionnelle et de personnalisation ne sont pas pleinement exploités. Il est donc toujours judicieux de répéter certaines problématiques afin de les intégrer au processus de travail », explique la spécialiste en applications, qui travaille au plus près du client avec son équipe de quatre personnes, si bien qu’elle a une idée précise des fonctionnalités qui doivent faire l’objet d'une formation pour soutenir de manière optimale les processus respectifs. Pour être toujours au courant des dernières nouveautés médicales et techniques, l’équipe suit régulièrement des formations continues en radiologie.

Une formation adaptée aux besoins du client

Le fait que l’équipe d’application VISUS soit en mesure de répondre précisément aux besoins des clients s’explique surtout par les relations étroites que les employés nouent au fil des années avec les responsables d’un établissement. Grâce à cette étroite collaboration, les spécialistes en applications maîtrisent aussi bien l’historique que les personnes et savent comment fonctionne un établissement ou un service. Le Prof. Dr. Stefan Müller-Hülsbeck, médecin-chef en radiologie diagnostique et interventionnelle / neuroradiologie de la Ev.-Luth. Diakonissenanstalt à Flensburg apprécie ce contact personnel : « Pour utiliser avec succès le système PACS pendant des années, il faut entretenir de très bonnes relations avec les experts en applications, que l’on doit développer au début de la collaboration. Le contact personnel est extrêmement important pour pouvoir se renseigner ultérieurement par téléphone. De cette façon, les questions et les problèmes peuvent être résolus rapidement, sans interruption dans le service quotidien. »

Et c’est également un point important qui est pris en compte dans les formations : les formations demandent du temps et ce dernier nous est compté. Si les questions de moindre importance peuvent être résolues facilement au téléphone, les clarifications concernant les nouvelles fonctionnalités après une mise à jour exigent plus de temps. Même dans ce cas de figure, l’équipe VISUS n’est pas obligée de se rendre sur place.

« Nous misons sur une formation régulière des employés. Car c'est seulement lorsque les utilisateurs connaissent toutes les fonctionnalités qu’ils peuvent également les appliquer. D’autre part, les formations sur site sont extrêmement coûteuses, en termes de temps, d’espace et en dernier lieu sur le plan financier. Pour nous, il s’est avéré pratique non seulement d’associer ces formations à nos formations continues existantes, mais aussi de les donner à distance. Ainsi, tous les radiologues peuvent participer en groupe et se consacrer entièrement à la formation PACS. Mais cela fonctionne car nous connaissons très bien la personne qui se trouve à l’autre bout du fil », explique le professeur Müller-Hülsbeck, qui est très satisfait de cette forme d’assistance.

Savoir les connaissances qui sont demandées

Pour Nicole Zimmermann-Schneider, il ne s'agit pas seulement de transmettre des informations sur le produit, mais aussi de considérer l’utilisation du PACS en contexte : « Il existe toujours des situations qui nécessitent une réévaluation de la situation actuelle et, en conséquence, des adaptations au système PACS. L’intégration de nouveaux équipements médicaux en est un exemple. Pour être en mesure de couvrir ce domaine, nos employés sont très bien formés et ne maîtrisent pas seulement JiveX, mais également les processus radiologiques. »

Le professeur Stephan Zangos a également bénéficié de cette connaissance des processus lors de la dernière formation en applications à domicile : « Nous avons constaté que nous ne pouvions pas tirer le meilleur parti du PACS car les arborescences des examens dans le RIS n’étaient pas élaborées de manière optimale. Ainsi, nous avons cherché avec les spécialistes en applications VISUS à adapter les arborescences des examens et remodeler les protocoles d’affichage. Cela paraît anecdotique, mais si cela ne fonctionne pas, le système PACS ne peut pas fonctionner à plein régime. Ces formations en applications régulières sont donc rentables sur beaucoup de points : former de nouveaux employés, actualiser les connaissances ou même remettre en question et optimiser des processus. »