Optimisation des processus au Regionalspital Emmental

Les établissements de santé suisses disposent encore de trois années complètes avant l’introduction en Suisse du dossier patient informatisé qui regroupera toutes les données médicales d’une personne et les mettra à disposition à une échelle inter-institutionnelle. Celle-ci ne sera pas nécessaire au Regionalspital Emmental : avec l’introduction prochaine des archives médicales de VISUS, les deux sites hospitaliers satisferont bien avant cette échéance les exigences en matière de structuration et de normalisation des données. Et ce n’est pas le seul avantage que les Suisses sont en droit d’attendre de JiveX Medical Archive.

Pour les responsables, la séparation entre les données administratives et les données médicales était au moins aussi importante. « Jusqu’ici, nous avons travaillé avec un système d’archivage universel conçu pour consolider toutes les données existantes. Au fil du temps, nous nous sommes rendu compte que ce n’était pas très judicieux. En effet, soit ces systèmes sont adaptés aux contenus médicaux et donc bien trop puissants pour les processus administratifs, soit ils sont axés sur les flux de travail des clients et donc bien trop légers dans le contexte médical », explique Stefan Beyeler, directeur informatique au Spital Emmental du site de Burgdorf. Les victimes de ces compromis sont les utilisateurs, pour lesquels l’informatique risque plus de compliquer la tâche que de la simplifier.

Séparation judicieuse des données médicales

Au Spital Emmental, les responsables ont tiré des conséquences évidentes de cette expérience : à l’avenir, toutes les données d’un patient liées aux soins médicaux devront être stockées dans des archives médicales. Les données administratives devront être gérées séparément. En recherchant une solution appropriée capable de regrouper les différentes informations médicales et formats, Stefan Beyeler et son équipe ont découvert JiveX Medical Archive de VISUS : « Le groupe d’utilisateurs principal des archives médicales comprend naturellement les médecins et, en partie, le personnel soignant. Ils sont habitués à utiliser des systèmes dont le maniement est proche du PACS. C’est-à-dire des systèmes qui affichent toutes les informations relatives au patient dans une visionneuse et qui disposent d’options de traitement correspondantes. De ce point de vue aussi, JiveX Medical Archive représentait la solution optimale. L’adoption par les collaborateurs durant une phase pilote a donc été rapide, la prise en main de JiveX était intuitive et a nécessité peu de formation ».

Un autre avantage est la simplicité d’utilisation de JiveX Medical Archive en tant que système d’archivage longue durée et de sauvegarde des images radiologiques. Toutes les images sont envoyées à la fois sur le serveur PACS et à JiveX, directement après l’acquisition. Après une période définie, les données sont transférées automatiquement et définitivement du PACS dans les archives médicales de VISUS  et archivées à long terme à cet endroit en toute sécurité juridique. Le chargement de ces données, par exemple pour visualiser les examens antérieurs d’un patient, durait parfois plusieurs heures avec l’ancien système d’archivage, une situation inacceptable dans la pratique. Au cours de la phase de test, JiveX a montré que le chargement des données à partir du système d’archivage longue durée était aussi réalisable en quelques secondes, une condition indispensable pour un flux de travail radiologique efficace.

Des données disponibles là où vous en avez besoin

Avec JiveX Medical Archive, les médecins et le personnel soignant pourront à l’avenir accéder simplement à tous les documents thérapeutiques pertinents d’un patient, à partir du système HIS. JiveX devient la « maison » des données relatives aux images, fonctions, observations, laboratoires et autres documents, qui peuvent toutes être examinées et traitées par cas ou par patient via JiveX Viewer. L’intégration des données est réalisée via un Enterprise Service Bus (ESB) servant d’interface centrale.

Cette communication simple via HL7 permettra également à Spital Emmental de numériser des processus jusqu’ici analogiques et d’ajouter des documents imprimés (sur papier) dans JiveX. Lorsqu’un patient se présente sur l’un des sites hospitaliers Emmental, ses données sont chargées à partir du système HIS ou créées dans celui-ci. Ensuite, les documents apportés, par exemple la feuille d’hospitalisation, sont affectés et indexés sur la base d’un catalogue extrêmement précis, puis une étiquette à code-barres est créée. Le document apporté muni du code-barres est alors scanné et envoyé via l’ESB sous forme de fichier MDM HL7 dans JiveX Medical Archive. « Ce processus global est normalisé et décentralisé. C’est-à-dire que nous avons installé des scanners, répartis sur les deux sites, aux emplacements correspondants, de manière que la numérisation puisse être effectuée directement à partir de chaque poste de secrétariat. Cette démarche est extrêmement importante pour l’optimisation du processus, car c’est la seule façon de garantir que tous les documents et toutes les données ayant trait à un patient soient bien disponibles via JiveX, dès le premier examen », précise Stefan Beyeler.

Préparation exemplaire au dossier patient informatisé

Les experts informatiques emmentalois ont beaucoup travaillé sur le classement des documents, depuis le document d’hospitalisation jusqu’au rapport de laboratoire. Stefan Beyeler : « Notre catalogue comprend actuellement 200 types de documents différents. Nous disposons ainsi d’une structuration bien plus fine que la structure nécessaire au dossier patient informatisé (DPI) ». Par ailleurs, JiveX met à disposition la structure requise pour la connexion à une communauté de référence, car, à l’instar de l’architecture du dossier patient informatisé, elle repose sur des normes IHE et simplifie ainsi considérablement l’enregistrement des données. « Sur le plan technique, l’introduction de JiveX Medical Archive nous a permis de commencer rapidement le transfert des données depuis et vers le dossier patient informatisé. De ce point de vue, l’acquisition du système était clairement un investissement préliminaire dans les besoins en solutions à venir. J’envisage donc avec sérénité l’introduction effective du dossier patient informatisé en 2020 », conclut Stefan Beyeler.