JiveX HCM à la Clinique Heidekreis

La stratégie de la Clinique Heidekreis est claire : d’ici fin 2027, l’ensemble des processus doivent être dématérialisés et fusionnés autant que possible sur ses deux sites de Walsrode et Soltau afin de permettre un emménagement quasi dématérialisé dans les nouveaux locaux de Bad Fallingsbostel fin 2027 (photo). Et pour atteindre cet objectif ambitieux, l’établissement a eu recours à un important outil : le système de gestion de contenus JiveX Healthcare Content Management qui a permis d’augmenter le degré de numérisation et de réduire les circuits de données.

Dès 2023, et alors que la phase finale d’aménagement n’avait pas encore pris fin, renoncer au système HCM était déjà impensable. Et pourquoi ? Car il servait alors déjà de dossier médical numérique. Tous les documents papier des deux sites de Soltau et de Walsrode ainsi que de la clinique ambulatoire de Walsrode ont été scannés puis intégrés au système HCM alors que la liaison des dispositifs d’imagerie et générateurs de rapports papier, que cela soit les ECG, cathéters cardiaques et dispositifs d’endoscopie, battait son plein. Les dispositifs à ultrasons intégrés par le biais du JiveX Enterprise PACS ont aussi été connectés afin de pouvoir y intégrer une liste de tâches DICOM. 

« Le lancement du système HCM nous a permis de concrétiser une étape décisive de notre stratégie de numérisation : la numérisation „effective“ des dossiers médicaux. Auparavant, la numérisation se faisait par le biais d’un système de gestion documentaire dans lequel les dossiers préalablement scannés étaient intégrés au format PDF », explique Ulf Scheifhacken, directeur IT de la Clinique Heidekreis. « Irréprochable d’un point de vue légal », ajoute M. Scheifhacken, « mais vraiment peu pratique pour les médecins qui devaient faire défiler le dossier complet pour par exemple pouvoir comparer un ancien ECG avec un ECG actuel. » Pourquoi ? Parce qu’une catégorisation des différents documents n’étaient pas encore possible à ce moment-là et qu’il n’existait qu’un fichier PDF. « Notre première et principale mission a donc consisté à migrer près de 13 térabits de données vers le système HCM avant de pouvoir mettre fin à l’archivage numérique des PDF. »

Mieux organisés, mieux informés

Depuis le lancement du système HCM, les possibilités de travailler sur des données numériques sont bien différentes. D’une part, parce que les données médicales sont catégorisées selon le type de document avant de pouvoir être simplement sélectionnées par le biais d’une fonction de filtre. Et d’autre part aussi, car le système HCM est relié au PACS et permet donc l’accès à des données d’image à partir du système. Il s’agit pour le corps médical d’un énorme gain de confort et de temps. Et ce d’autant plus lorsque l’on tient compte du fait que les compétences de la Clinique Heidekreis sont bel et bien réparties sur les deux sites de Soltau et Walsrode. Avant l’arrivée du nouveau système, un ECG réalisé à Walsrode devait être scanné avant de pouvoir être envoyé à des experts à Soltau en passant par exemple par un SharePoint. De nos jours, les ECG sont directement disponibles dans le système HCM en rapport avec le patient et sont consultables de n’importe quel poste de manière quasiment immédiate. Ulf Scheifhacken : « Dès l’intégration des données au système HCM, les résultats peuvent être établis et consultés à chaque poste de travail. » 

Aujourd’hui, les opérations de scannage et de chargement dans le système HCM ne concernent « plus que » les courriers, résultats, etc. que les patientes et patients amènent lors de leur prise en charge. Ici aussi, l’objectif est on ne peut plus clair : les patients se voient remettre leurs papiers dès leur prise en charge, tout étant immédiatement numérisés.

JiveX Link Share : une petite solution à l’effet décuplé

L’arrivée de JiveX Link Share début 2023 a aussi bouleversé le quotidien de la Clinique Heidekreis. Et pour cause, cette solution mise sur la coopération avec des spécialistes d’autres cliniques, comme des neurochirurgiens. Avant son arrivée, obtenir un deuxième avis nécessitait par exemple de copier les cliché sur un CD qui était alors transféré par coursier à la clinique en charge de la poursuite de la prise en charge. Grâce à JiveX Link Share, tout cela est du passé : « Aujourd’hui, une adresse e-mail suffit pour mettre à disposition les clichés, qui se trouvent sur le serveur maison, après avoir saisi un mot de passe et activé un lien de téléchargement. Ces clichés peuvent ensuite être consultés dans le lecteur fourni ou être chargés dans un PACS afin par ex. de les examiner. En résumé, on peut dire que la qualité de prise en charge de nos patientes et patients a ainsi été largement améliorée ; nous sommes en effet plus rapides, et nos temps de prise en charge se sont donc raccourcis », explique Ulf Scheifhacken.