JiveX HCM à l'hôpital Barmherzige Brüder de Ratisbonne

Le système JiveX Healthcare Content Management (HCM) sert depuis déjà deux d’archives numériques au sein de l’hôpital Barmherzige Brüder de Ratisbonne. Bien qu’une réduction du système HCM à son simple rôle d’archive serait un euphémisme. Car en définitive, le principal défi de la numérisation ne réside pas dans l’archivage, mais bien plus dans la manière dont les données sont archivées et ajoutées au dossier électronique du patient et sous quelle forme les utilisateurs peuvent les exploiter au quotidien. Et à ce titre, le lancement a véritablement changé la donne.

« Le lancement du système HCM a traduit le désir de réunir toutes les données relatives aux patients en un système, indépendant de leur origine et de leur format. Nous voulons ainsi assurer à l’avenir l’exhaustivité du dossier électronique du patient. Et pour y parvenir, nous nous servons de la modularité de JiveX pour progressivement mettre en œuvre de nouvelles fonctions en mode projet », explique Antje Schoppa, Directrice du service de développement de l’organisation à l’hôpital Barmherzige Brüder de Ratisbonne. Et tout a commencé par le passage des CD de patients à des liens de téléchargement avec Link Share JiveX pour les clichés radiologiques. Il s’agissait d’un début logique étant donné que l’établissement travaillait déjà avec le système PACS JiveX Enterprise avant même le lancement du système HCM. Des efforts ont parallèlement été consacrés à la liaison des sous-systèmes existants au système HCM et à l’intégration au SIH, afin que les données médicales individuelles puissent être rapidement transmises vers le système HCM et qu’un lien dans le SIH permettent d’y accéder.

Pas-à-pas vers l’objectif

« Rien que le passage à Link Share a été une étape majeure pour les utilisateurs et donc l’établissement. Nous avons pu offrir un gain de temps notable aux radiologues, économiser des ressources et accélérer nettement l’ensemble du processus de communication avec des médecins référents ou d’autres établissements de santé », explique Stefanie Prautzsch, responsable de projet au sein du service de développement de l’organisation en charge du lancement du système HCM et interlocutrice des utilisateurs. 

L’hôpital de Ratisbonne avait en termes de projet un travail de titan à accomplir dans le cadre de l’enregistrement automatique de documents dans le système HCM. Ce processus n’est pas encore totalement achevé, mais l’établissement est sur la bonne voie, comme le souligne Maximilian Osterholzer, responsable d’équipe du service informatique : « Il existe malheureusement encore des processus dans le cadre desquels des documents doivent être imprimés avant d’être scannés et transférés aux archives numériques. Mais le lancement de la passerelle d’impression PDF JiveX qui permet de lancer l’impression virtuelle vers le système HCM par le biais de n’importe quel programme d’imprimante ainsi que de la passerelle d’importation de scans qui permet le scan rapide des documents apportés et leur affectation automatique nous permet cependant de réduire en continu la quantité d’imprimés. La mise en œuvre d’un serveur de restitution a encore accéléré ce processus. »

Une sécurité accrue et un gain d’efficacité

Les effets induits peuvent être illustrés à l’exemple d’un courrier de médecin : avant le lancement du système HCM, la lettre était imprimée par le médecin assistant et présentée au médecin spécialiste en vue de sa correction. Puis, l’imprimé papier était transmis au service de saisie où les corrections manuelles étaient apportées au fichier. Le document était alors à nouveau imprimé, signé par le médecin-chef, puis scanné et transféré dans les archives numériques. Ce processus est désormais entièrement numérisé, jusqu’à la signature. 

Stefanie Prautzsch connaît un autre exemple pratique qui illustre l’optimisation des processus, la facilitation du travail et la sécurité des patients accrue : « Les femmes qui désirent accoucher chez nous amenaient leurs résultats d’examen antérieurs ou d’autres imprimés importants pour l’accouchement et ces derniers étaient alors versés à leur dossier. Mais lorsque ces femmes nous étaient amenées au hasard la nuit avec des contractions, le dossier papier n’était pas impérativement disponible et on manquait alors d’informations médicales. Désormais, tous les documents emmenés par les patients sont immédiatement scannés, automatiquement affectés à un patient et catégorisés. Toutes les informations médicales sont ainsi immédiatement disponibles au format numérique et de manière exhaustive. Et ce, là et au moment où on en a besoin. »

Des utilisateurs ravis par un accompagnement de qualité

Le scan des documents apportés concrétise aussi le renforcement de la satisfaction du personnel permis par le système HCM. Car avant le lancement de la passerelle de scan, les documents devaient être copiés et sur chaque page devait figurer l’étiquette du patient. C’est seulement après cela qu’il était possible de scanner le dossier page après page. Le chargement de tels documents dans le dossier électronique du patient n’avait lieu qu’au départ de ce dernier, raison pour laquelle les informations recueillies pendant le séjour ne pouvaient être consultées au format numérique. « Les automatismes permis par le système HCM représentent un énorme soulagement et ravissent bien entendu le personnel. C’est pourquoi nous désirons poursuivre sur cette voie. Nous menons actuellement un projet pilote de lancement de l’application de photos qui permet l’enregistrement et l’affectation automatiques de photos de plaie dans les archives numériques », comme l’explique Maximilian Osterholzer, responsable d’équipe du service informatique.

Antje Schoppa souligne aussi que la satisfaction des utilisatrices et utilisateurs dépend très fortement de la familiarisation aux fonctionnalités et de l’accompagnement personnel : « Le lancement d’un tel logiciel ne fonctionne pas lorsque le processus n’est pas accompagné en continu par une personne responsable. Sans personne qui s’en occupe, rien ne va plus. Et en la personne de Stefanie Prautzsch, nous avons une responsable capable de jongler et d’assurer à la perfection la communication avec le personnel et VISUS ». 

Elle est à son tour heureuse d’être accompagnée par VISUS, un partenaire qui réagit rapidement et avec fiabilité et est aussi conscient de l’urgence de certaines questions : « Chez VISUS, nous avons à chaque échelon l’impression d’avoir affaire à des gens qui connaissent vraiment le système et sont réellement capables », ajoute-t-elle pour finir.