JiveX HCM im Krankenhaus Barmherzige Brüder Regensburg

Seit gut zwei Jahren ist JiveX Healthcare Content Management (HCM) als digitales Archiv im Krankenhaus Barmherzige Brüder Regensburg im Einsatz. Wobei eine Reduzierung auf die Archivfunktion des HCM der Rolle des Systems nicht gerecht wird. Schließlich liegt die Herausforderung der Digitalisierung weniger im Archivieren, sondern vielmehr darin, wie die Daten ins Archiv und in eine digitale Patientenakte gelangen und in welcher Form die Anwendenden diese im Alltag nutzen können. Und mit Blick darauf war die Einführung ein echter Gamechanger.

„Anlass für die Einführung des HCM war der Wunsch, alle patientenbezogenen Daten, unabhängig vom Ursprung und Format in einem System zu bündeln. So wollen wir perspektivisch die Vollständigkeit der digitalen Patientenakte gewährleisten. Auf dem Weg dorthin bedienen wir uns projektweise aus dem JiveX Baukasten und führen peu á peu neue Funktionen ein“, erklärt Dr. Antje Schoppa, Leiterin der Abteilung für Organisationsentwicklung im Krankenhaus Barmherzige Brüder Regensburg. Los ging es mit der Umstellung von Patienten-CDs auf Downloadlinks mit JiveX Link Share für radiologische Bilder. Weil das Haus bereits vor Einführung des HCM mit dem JiveX Enterprise PACS arbeitete, war dies ein logischer Anfang. Parallel wurde an der Anbindung der vorhandenen Subsysteme an das HCM sowie der Integration in das KIS gearbeitet, damit patientenbezogene medizinische Daten schnell ins HCM gelangen und im KIS rückverlinkt werden können.

Schritt für Schritt zum Ziel

„Allein die Umstellung auf Link Share war für die Anwender und auch für das Haus ein Meilenstein. Wir konnten die Radiologinnen und Radiologen zeitlich spürbar entlasten, Ressourcen schonen und den gesamten Kommunikationsworkflow mit Zuweisern oder anderen Gesundheitseinrichtungen deutlich beschleunigen“, erklärt Stefanie Prautzsch, innerhalb der  Organisationsentwicklung projektverantwortlich für die Einführung des HCM und Ansprechpartnerin für die Anwender. 

Ein aus Projektsicht dickeres Brett gab es im Regensburger Krankenhaus mit Blick auf die automatische Einspeisung von Dokumenten ins HCM zu bohren. Dieser Prozess ist nach wie vor noch nicht gänzlich abgeschlossen, das Haus ist aber einem sehr guten Weg, wie IT-Teamleiter Maximilian Osterholzer betont: „Derzeit gibt es leider noch Prozesse, bei denen Dokumente ausgedruckt und anschließend eingescannt werden müssen, bevor sie ins digitale Archiv wandern. Mit der Einführung des JiveX PDF Printgateways, mit dem sich Daten über jedes beliebige Druckerprogramm ins HCM „drucken“ lassen und dem Scanimport Gateway, das mitgebrachte Dokumente schnell scannt und automatisch zuordnet, reduzieren wir Ausdrucke aber kontinuierlich. Die Einführung eines Rendition Servers beschleunigte diesen Prozess noch weiter.“

Mehr Sicherheit und trotzdem effizienter

Welche Effekte das hat, zeigt das Beispiel Arztbrief: Vor Einführung des HCM wurde der Brief vom Assistenzarzt ausgedruckt und dem Facharzt zur Korrektur vorgelegt. Anschließend ging der Papierausdruck zum Schreibdienst, wo die handschriftlichen Korrekturen ins Dokument eingepflegt wurden. Danach wurde das Dokument erneut gedruckt, vom der Chefärztin bzw. dem Chefarzt unterschrieben, danach eingescannt und ins digitale Archiv verfrachtet. Mittlerweile wird dieser Prozess bis hin zur Unterschrift digital abgebildet. 

Stefanie Prautzsch hat noch ein weiteres Praxisbeispiel parat, das die Prozessoptimierung, die Arbeitserleichterung und auch die höhere Patientensicherheit veranschaulicht: „Frauen, die bei uns ihr Kind gebären möchten, brachten ihre Vorbefunde oder andere für die Geburt wichtige Dokumente ausgedruckt mit und diese kamen in die Papierakte. Wenn diese Frauen dann zufällig nachts mit Wehen eingeliefert wurden, war die Papierakte nicht unbedingt zur Hand, die medizinischen Informationen lagen nicht vor. Jetzt werden alle Dokumente, die Patienten mitbringen sofort gescannt, automatisch einem Patienten zugeordnet und auch kategorisiert. So liegen alle medizinischen Informationen umgehend digital und vollständig vor. Und zwar dort und dann, wo und wann sie gebraucht werden.“

Glückliche Anwender durch gute Betreuung

Das Einscannen der mitgebrachten Dokumente ist auch ein gutes Beispiel dafür, dass durch das HCM die Mitarbeiterzufriedenheit gestiegen ist. Denn vor Einführung des Scangateways mussten die Dokumente kopiert und jede Seite mit einem Patientenetikett versehen werden. Erst dann konnten sie Seite für Seite gescannt werden. Der Upload solcher Dokumente in die digitale Patientenakte erfolgte erst nach Entlassung des Patienten, weshalb die Informationen während des Aufenthaltes gar nicht digital einsehbar waren. „Die durch das HCM entstandenen Automatismen stellen schon eine enorme Arbeitsentlastung dar, natürlich zur Freude der Mitarbeiter. Darum wollen wir diesen Weg weitergehen. Aktuell haben wir ein Pilotprojekt zur Einführung der Foto-App, die eine automatische Einspeisung und Zuordnung von zum Beispiel Wundfotos ins digitale Archiv ermöglicht“, so der IT-Teamleiter Maximilian Osterholzer.

Antje Schoppa betont aber auch, dass die Zufriedenheit der Anwenderinnen und Anwender sehr stark von der Einführung in die Funktionalitäten und der persönlichen Betreuung abhängt: „Die Einführung einer solchen Software funktioniert nicht, wenn der Prozess nicht kontinuierlich von einer verantwortlichen Person begleitet wird. Ohne Kümmerer, wie wir es nennen, geht es nicht. Und mit Stefanie Prautzsch haben wir eine Person, die alle Bälle in der Luft hält und sowohl die Kommunikation zu den Mitarbeitern als auch zu VISUS perfekt meistert“. 

Die wiederum ist froh, mit VISUS einen Partner an ihrer Seite zu haben, der schnell und zuverlässig reagiert und sich der Dringlichkeit mancher Themen auch bewusst ist: „Bei VISUS hat man auf allen Ebenen gleich das Gefühl es mit Menschen zu tun zu haben, die das System wirklich kennen und ihren Job wirklich können“, so ihr abschließendes Fazit.