JiveX HCM au GHEF

Le Grand Hôpital de l’Est Francilien (GHEF) est né début 2017 de la fusion de quatre établissements du nord de la Seine-et-Marne et a connu une extension en 2019 par l’intégration d’un hôpital gériatrique. Depuis lors, 5000 professionnels de santé travaillent au sein de ce regroupement réunissant plus de 2000 lits. Ses responsables se sont fixés un important objectif : mettre en œuvre un dossier médical électronique partagé sur les quatre sites. Et cela supposait aussi le lancement du système JiveX Healthcare Content Management (HCM).

C’est en sa faveur qu’a opté l’établissement en avril 2022 afin de numériser aussi les archives papier des différents sites et de les combiner avec les données numériques en un seul dossier médical. La numérisation des archives papier permet par ailleurs au GHEF de réduire ses coûts d’exploitation et de gagner de la place suite à la disparition des archives physiques. Et le meilleur dans tout cela : le système HCM satisfait l’ensemble des normes et standards de sécurité exigés par le département pour pouvoir dissoudre des archives physiques. 

Un démarrage réussi

Dès la phase de planification, la question du manque de place et du passage à des archives numériques s’est faite pressante, comme l’indique Jean-Charles Verrière, Directeur des systèmes informatiques au GHEF. « Nous avons à court terme eu la possibilité à proximité d’un site de transférer certains services médicaux dans de nouveaux locaux et d’y installer aussi un hôpital de jour, ce qui correspondait à un gain de temps et de confort pour nos patientes et patients. Ce déménagement était cependant associé à une réduction de surface, raison pour laquelle les archives papier devaient être rapidement remplacées afin de concrétiser ce changement de locaux. Et c’est grâce à l’aide de l’équipe VISUS que nous sommes parvenus à respecter ce calendrier très serré et à assurer une transition irréprochable. » 

Le fait que VISUS soit parvenu à être présélectionné pour la numérisation des archives du GHEF tient aux très bonnes expériences que l’Hôpital Paris Saint-Joseph a faites avec la solution, comme l’explique Isabelle Gantier, Directrices des archives médicales : « Nous avons visité l’Hôpital Saint-Joseph, alors pionnier en matière de numérisation, pour nous faire une meilleure idée dans la pratique. Et nous avons été immédiatement convaincus. » Le choix en faveur du système VISUS s’est cependant aussi fait selon un autre important critère : le respect d’un calendrier serré.

Des processus dématérialisés

L’intégration irréprochable au SIH faisait également partie des priorités, comme l’explique Jean-Charles Verrière : « Un logiciel doit pouvoir être pleinement intégré aux processus d’exploitation afin de permettre aux médecins de pouvoir accéder de manière irréprochable à toutes les informations médicales pertinentes. JiveX satisfait très bien cette exigence : il permet de créer des références à partir d’objets référencés avant leur visualisation à partir du SIH. Même lorsque le document en soi n’est pas disponible dans le dossier, il est cependant possible de le consulter en lien avec son contexte et de manière intégrée par le biais du lecteur JiveX Viewer intégré. C’est très pratique. » Outre la suppression des archives physiques, les processus quotidiens au sein du GHEF étaient aussi amenés à être dématérialisés. L’objectif était alors de mettre fin à l’impression de papier !

À Marne-la-Vallée, ce credo a d’ores et déjà été concrétisé, comme nous le raconte Isabelle Gantier : « Les données d’un nouveau patient ou d’un patient dont le dossier a déjà été scanné peuvent désormais être automatiquement intégrées au parcours de soins par le biais de JiveX. » JiveX dispose par ailleurs de diverses options pratiques, dont l’imprimante virtuelle. Elle permet par exemple d’envoyer directement des données vitales au scanner au lieu d’avoir à les imprimer. Les résultats analogues de dispositifs biomédicaux peuvent ainsi être automatiquement intégrés dans le contexte clinique correct.

JiveX s’inscrit dans une véritable stratégie

Le lancement des archives numériques avec VISUS assure la pertinence juridique de la fin de l’archivage physique. Les Archives Départementales ont officiellement donné leur accord à la suppression des archives papier. La coopération du GHEF avec les Archives Départementales en vue de définir une politique d’archivage conforme aux normes NF Z42-026 et NF Z42-013 a aussi emporté la décision. Une mise en œuvre aussi rapide et irréprochable de la stratégie n’a pu se faire qu’avec la coopération de VISUS. Au total, 4754 dossiers soit 777 706 pages avaient déjà pu être numérisés au 1er février 2023 – un chantier titanesque, comme le souligne Isabelle Gantier. 

Un retour positif des services informatiques

Les médecins sont eux aussi enthousiastes à l’égard de JiveX qui leur permet de consolider toutes les données médicales et d’y accéder aisément.