JiveX HCM im französischen GHEF
Das Grand Hôpital de l'Est Francilien (GHEF) ist Anfang 2017 aus dem Zusammenschluss von vier Einrichtungen im Norden der französischen Region Seine-et-Marne entstanden und wurde zuletzt 2019 durch die Integration eines geriatrischen Krankenhauses erweitert. Seither arbeiten 5.000 medizinische Fachkräfte in der Einrichtung mit mehr als 2.000 Betten. Ein wichtiges Ziel der Verantwortlichen: Die Einführung einer elektronischen Patientenakte an allen vier Standorten. Voraussetzung dafür war auch die Einführung des JiveX Healthcare Content Management (HCM).
Für dieses entschied sich die Einrichtung im April 2022, um auch die medizinischen Papierarchive der verschiedenen Standorte zu digitalisieren und sie mit den digital erzeugten Daten innerhalb einer Patientenakte zu kombinieren. Durch die Digitalisierung der Papierarchive spart das GHEF außerdem Geld durch gesunkene Betriebskosten und Platz durch die Auflösung der physischen Archive. Übrigens: Das HCM erfüllt sämtliche Normen und Sicherheitsstandards, welche das Département fordert, um ein physisches Archiv aufzulösen.
Erfolgreicher Produktivstart
Noch während der Planungsphase wurde das Thema „Platzmangel“ und die Umstellung auf ein digitales Archiv plötzlich akut, wie Jean-Charles Verrière, Direktor für Informationssysteme im GHEF, berichtet. „In der Nähe eines Standorts hatten wir kurzfristig die Möglichkeit, einige medizinische Dienste in einen Neubau zu verlagern und hier auch eine Tagesklinik anzusiedeln, was für unsere Patientinnen und Patienten zeitsparender und komfortabler ist. Der Umzug war allerdings mit einer Verkleinerung verbunden, weshalb wir das Papierarchiv schnell ersetzen mussten, um den Umzug realisieren zu können. Dank der Unterstützung des VISUS Teams konnten wir den straffen Zeitplan einhalten und den Übergang fließend gestalten.“
Dass VISUS mit JiveX überhaupt in den engeren Auswahlprozess für die Archivdigitalisierung im GHEF kam, lag an den sehr guten Erfahrungen, die das Hôpital Paris Saint Joseph mit der Lösung machte, wie Isabelle Gantier, Leiterin des Medizinischen Archivs, erklärt: „Wir haben das Hôpital Saint Joseph besucht, das der Vorreiter bei der Digitalisierung war, um uns ein Bild in der Praxis machen zu können. Das überzeugte uns uneingeschränkt.“ Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Wahl war die Einhaltung des straffen Zeitplans.
Papierlose Prozesse
Auch die nahtlose Integration in das KIS stand ganz oben auf der Prioritätenliste, wie Jean-Charles Verrière erklärt: „Eine Software muss voll in die Geschäftsprozesse integriert werden können, damit die Ärztinnen und Arzte nahtlos auf alle relevanten medizinischen Informationen zugreifen können. JiveX erfüllt diese Anforderung sehr gut, indem es aus gespeicherten Objekten Referenzen erstellen kann und deren Visualisierung aus dem KIS ermöglicht. Selbst, wenn das Dokument an sich also nicht in der Akte vorhanden ist, kann es von dort aus kontextbezogen und integriert über den bordeigenen JiveX Viewer aufgerufen werden. Das ist sehr praktisch.''
Neben der Abschaffung der physischen Archive, sollten auch die tagtäglichen Prozesse im GHEF papierlos gestaltet werden. Das Ziel lautete, kein Papier mehr zu produzieren!
In Marne la Vallée wurde dieses Credo bereits in die Tat umgesetzt, wie Isabelle Gantier berichtet: „Die Daten eines neuen Patienten oder eines Patienten, dessen Akte bereits gescannt wurde, können nun über JiveX automatisch in den Pflegeprozess eingescannt werden.“
JiveX verfügt außerdem über praktische Optionen, wie den virtuellen Drucker. Mit diesem können zum Beispiel Vitaldaten statt auf Papier ausgedruckt direkt an den Scanner gesendet werden. So können analoge Befunde von biomedizinischen Geräten automatisch in den richtigen klinischen Kontext eingefügt werden.
JiveX schafft Basis für Strategie
Die Einführung des digitalen Archivs mit VISUS stellt die Abschaffung des Papierarchivs auch rechtlich auf sichere Beine. Die offizielle Genehmigung der Archives Départementales für die Abschaffung des Papierarchivs wurde erteilt. Entscheidend dafür war auch die Zusammenarbeit des GHEF mit dem Archives Départementales zur Festlegung einer Archivpolitik nach den Normen NF Z42-026 und NF Z42-013. Dass die Strategie so schnell so reibungslos umgesetzt wurde, ist wiederum der guten Zusammenarbeit mit VISUS zu verdanken. Insgesamt waren bis zum 1. Februar 2023 bereits 4754 Akten bzw. 777.706 Seiten digitalisiert worden – eine echte Mammutaufgabe, wie Isabelle Gantier betont
Gutes Feedback aus der IT
Auch die Ärztinnen und Ärzte sind begeistert von JiveX, weil sie alle medizinischen Daten konsolidiert und leicht zugänglich vorliegen haben.
„Außerdem bot VISUS schnelle und praktische Lösungen für die individuellen Herausforderungen in unserem Haus. Die Betreuung war sehr intensiv, die Lösungen flexibel. So konnte das anfangs gegebene Versprechen, weg vom Papier zu kommen, vollständig eingelöst werden“
Jean-Charles Verrière
Direktor für Informationssysteme im GHEF
Eine Software muss voll in die Geschäftsprozesse integriert werden können, damit die Ärztinnen und Arzte nahtlos auf alle relevanten medizinischen Informationen zugreifen können. JiveX erfüllt diese Anforderung sehr gut, indem es aus gespeicherten Objekten Referenzen erstellen kann und deren Visualisierung aus dem KIS ermöglicht. Selbst, wenn das Dokument an sich also nicht in der Akte vorhanden ist, kann es von dort aus kontextbezogen und integriert über den bordeigenen JiveX Viewer aufgerufen werden. Das ist sehr praktisch.''
Isabelle Gantier
Leiterin des Medizinischen Archivs
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