GZO Spital Wetzikon : les enjeux du HCM

Des utilisateurs mécontents ? Une direction sceptique ? Une gestion de projet difficile ? Beat Züger ne sait pas ce que c'est. Bien au contraire. Le responsable de portefeuille pour les projets technologiques du service Développement de l’Entreprise du GZO Spital Wetzikon ne voit que des visages heureux lorsqu'on aborde l’introduction du système JiveX Healthcare Content Management (HCM) à l’échelle de l’hôpital. L'une des raisons réside dans les changements de processus urgents et nécessaires qui ont pu être effectués grâce au système JiveX. Mais la flexibilité dans la mise en œuvre du processus de numérisation et de consolidation en est une autre.

JiveX n’est pas nouveau dans le GZO. Il est utilisé depuis de nombreuses années comme PACS-II pour la gestion globale des données image autre qu’en radiologie, par exemple en gastroentérologie et en cardiologie. Selon Beat Züger, plusieurs raisons expliquent cette extension vers un système HCM complet : « La nécessité d’avoir un dossier médical universel, comme nous l’appelons, est de plus en plus importante. Et cela ne s’explique pas seulement par le fait qu'il est plus pratique pour les utilisateurs d’avoir toutes les données médicales à un même emplacement, mais aussi par le fait que le flux de données bidirectionnel entre les archives d’image et les sous-systèmes est de plus en plus dense. Par exemple, pour fusionner des images d’échographie avec des images de TO ou pour obtenir des cartes cardiaques 3D pour l’électrophysiologie. Et les résultats des sous-systèmes doivent aussi être transférées de nouveau. Travailler avec plusieurs systèmes serait une source de confusion et d’inefficacité. C’est la raison pour laquelle nous avons étendu le système JiveX en collaboration avec Logicare et IT-Med AG, les partenaires de VISUS en Suisse, ce qui permettra de centraliser toutes les données, quels que soient la modalité ou le système à partir desquels elles ont été générées. Les données d’image du système PACS seront également intégrées dans JiveX.

Migration rapide de l’analogique au numérique via des passerelles

Le développement de JiveX pour obtenir un dossier médical universel pour tous les modes et sous-systèmes d’imagerie n’est qu’une partie du projet. Le système JiveX HCM implique au final l’intégration de toutes les données médicales.  Et ce sont précisément ces tâches qui sont actuellement affectées à Beat Züger et à son équipe. Dans ce cadre, le traitement des dossiers et documents papier et les processus de numérisation qui y sont liés sont un thème central. Certaines cliniques du GZO ont déjà mis en place un processus de numérisation pour un archivage distinct des documents, qui doit être maintenant redirigé vers le système JiveX HCM.

Cependant, la majorité des services et cliniques utilise toujours intégralement le système analogique. « Bien entendu, l’objectif devrait être de numériser les processus primaires, rendant inutile toute numérisation ultérieure. Cependant, nous vivons une situation particulière au GZO, due à une rénovation qui nous a contraint à externaliser l’archivage vers un autre emplacement. On peut imaginer les retards que cela cause au quotidien dans les cliniques. C’est pourquoi le souhait exprimé par les utilisateurs de mettre en place une solution rapide et généralisée se fait de plus en plus entendre », explique Beat Züger.

Un souhait si fort qu’il a contribué significativement au déploiement du système JiveX HCM dans toutes les cliniques. Car la passerelle JiveX PDF Print permet d’intégrer facilement et de manière structurée les documents numérisés dans les archives collectives. Cela signifie qu’ils sont stockés au cas par cas ou par patient et affectés à des attributs spécifiques dans un fichier numérique. La mise en œuvre de ce processus à l’échelle de l’hôpital est actuellement prioritaire au GZO, et par conséquent le déploiement d’une visionneuse unique JiveX. « Nous avons travaillé jusqu’ici avec différentes licences, notamment le Review Client et le Web Client. Désormais, tous les utilisateurs – qu'il s'agisse d'un médecin ou d'un personnel soignant – doivent avoir une vue uniforme de toutes les données médicales. C’est la seule option pour résoudre à tous les niveaux la problématique de l’affichage des documents », déclare le spécialiste en technologie de GZO.

Prêt pour la passerelle EPDG

La mise en place du système JiveX HCM a été largement acceptée par la direction car il répond absolument aux exigences du dossier patient électronique, qui sera introduit en Suisse en 2020. Les exigences légales stipulent entre autres que les hôpitaux maintiennent un système secondaire à l’échelle de l’établissement, qui fournit au dossier les données requises dans une structure bien définie. À Beat Züger d'ajouter : « La connexion de nombreux systèmes différents serait impossible à réaliser, d’autant plus que les données doivent être également transmises dans des formats standardisés. Et le système JiveX HCM peut s’acquitter de cette tâche précise. « Pour être entièrement équipé pour la transmission de toutes les données médicales à la passerelle EPDG, les données fonctionnelles du GZO comme les ECG doivent être exécutées dans JiveX via un sous-système.

Dans le cadre de l’introduction du système JiveX HCM, les responsables du GZO Spital s’appuient sur les méthodes de travail agiles. Qu'est-ce que cela implique ? Tout d’abord, une équipe interdisciplinaire constituée d'employés du service Contrôle Financier et du service Développement d’Entreprise établit un diagnostic de la situation et développe les potentiels d’optimisation. Dans ce cadre, elle se doit de considérer le processus comme un tout, et non comme des étapes individuelles. Ensuite, l’équipe technologique développe des pistes de solution appropriées et des étapes de « sprint » technologique pour répondre aux exigences. L’avantage de ces « sprints » : ils peuvent toujours être décalés et laisser la place à d’autres projets plus urgents. Cela se passe également ainsi au niveau du GZO. Au départ, la digitalisation du service des urgences était au programme, mais tout le processus de numérisation a pris une tournure délicate avec la délocalisation des archives, ce qui l'a fait passer en priorité. Ce sont les équipes du service Développement d’Entreprise qui décident lors de réunions régulières si des projets doivent être traités en priorité et lesquels. Une fois par mois, chaque service médical a également son mot à dire et peut influer sur l’ordre des « sprints », à condition que les arguments soient bons.

Le GZO Spital Wetzikon est un hôpital pour soins aigus public moderne qui compte 175 lits environ. Plus de 900 collaborateurs travaillent à la pointe de la médecine

moderne et prodiguent des prestations de santé dans l’Oberland zurichois et les régions au-delà. Il offre d’excellents services de soins médicaux complets à tous les patients et cela 24 heures sur 24, et dispose d’un service d’urgence moderne. En 2017, plus de 10 000 patients stationnaires et plus de 50 000 patients ambulatoires y ont été soignés. Depuis 2009, le GZO Spital Wetzikon exerce ses activités sous l’égide d’une société à but non lucratif, le GZO AG.