Solution pour l’archivage des données médicales dans les centres de rééducation et réadaptation : Le HCM comme « associé » du SIH

Un critère déterminant du choix d’un système d’archivage adapté était avant tout, pour l’analyste d’affaires comme pour la direction, l’interopérabilité. Car potentiellement tous les sous-systèmes des sites devaient pouvoir transférer leurs données dans les archives sans obstacle et autant que possible automatiquement. Dans les cas où cette automatisation ne fonctionne pas dans un premier temps, par exemple parce que les documents ne sont disponibles que sur papier, il faut mettre sur pied des moyens de les scanner qui ne soient pas compliqués et qui réduisent les opérations manuelles à un minimum. « En outre, il fallait aussi, bien entendu, que les archives soient aisées à utiliser et s’harmonisent bien avec le SIH. Avec ces exigences dans nos valises, nous sommes partis à la recherche et avons trouvé assez rapidement notre bonheur chez VISUS, avec le système JiveX Healthcare Content Management », se souvient Aline Santamaria.

Pour la mise en place du HCM, il fallait respecter un calendrier rigoureux, le nouveau SIH devant être implémenté parallèlement – il fallait que les deux systèmes soient mis en service simultanément. Ce fut d’ailleurs le cas en octobre 2020 et il n’y a pas eu pendant toute la phase de projet de problèmes ni d’incidents à proprement parler, se souvient la responsable : « Nous avons rarement réalisé un projet aussi rapidement. Le système fonctionne vraiment à la perfection et, bien que nous n’ayons pas eu beaucoup de temps pour des formations approfondies des utilisateurs, ceuxci ont pu se mettre au travail immédiatement, grâce à son utilisation intuitive. »

À commencer par A, comme « avis médical »

Outre les données du SIH déconnecté, les documents des patients remis à l’admission ont été enregistrés dans les archives. Pour compléter les documents d’admission et/ ou de transfert, les référents des Zürcher RehaZentren fournissent généralement d’autres documents, comme la lettre du médecin ou le rapport médical, ou encore les résultats d’examens – souvent sur papier, parfois par courrier électronique. Dans la mesure où les données sont remises sous forme électronique, elles peuvent être transférées automatiquement dans le système JiveX HCM. Si les documents sont remis par la patiente/le patient sous forme papier, la passerelle JiveX PDF Print Gateway entre en jeu : cette passerelle, petite par la taille mais raffinée, permet de scanner les documents du patient dès son arrivée et de les affecter correctement. Pour cela, les Zürcher RehaZentren ont installé des scanners de documents stratégiques aux endroits où les patient(e)s et/ou leurs données médicales communiquées à l’entrée se concentrent le plus souvent, à savoir aux admissions, dans le service des plannings et dans les secrétariats. Bien entendu, les diagnostics générés dans les centres sont automatiquement intégrés au système JiveX HCM de même que les données médicales telles que les ECG de fabricants connus ou les tests de la fonction pulmonaire.

« La connexion sans problèmes des dispositifs médicaux de diagnostic et d’autres systèmes logiciels était l’un des principaux critères qui nous ont amenés à choisir JiveX. Ici, nous voulons et nous devons être flexibles, afin de répondre aux besoins des différents services et des différents sites. Et en ce qui concerne l’interopérabilité, nous n’avons en aucun point été déçus ; elle a vraiment bien fonctionné. Avant tout, la grande compétence technique des collaborateurs de VISUS ici en Suisse et leur maîtrise des processus y ont grandement contribué », se réjouit Aline Santamaria – qui aussi en vue les défis du futur. « Avec le JiveX HCM », nous avons un système évolutif capable de s’adapter à nos exigences futures. »