Archivlösung in Rehazentren: Das HCM als KIS-Kompagnon

Entscheidendes Kriterium für die Business- Analystin aber auch für die Geschäftsführung bei der Auswahl eines passenden Archivsystems war vor allem die Interoperabilität. Schließlich sollten potenziell alle Subsysteme der Standorte ihre Daten hürdenlos und möglichst automatisch in das Archiv übergeben können. Wo dieser Automatismus in einem ersten Schritt nicht funktioniert, zum Beispiel, weil Dokumente nur in Papierform vorliegen, sollten unkomplizierte Scanprozesse etabliert werden, die den manuellen Aufwand auf ein Minimum reduzieren. „Darüber hinaus sollte das Archiv natürlich auch anwenderfreundlich sein und gut mit dem KIS harmonieren. Mit diesen Anforderungen im Gepäck haben wir uns auf die Suche gemacht und sind recht schnell bei VISUS und dem JiveX Healthcare Content Management fündig geworden“, erinnert sich Aline Santamaria.

Für die Einführung des HCM lag wegen der parallelen Implementierung des neuen KIS ein straffer Zeitplan vor – beide Systeme mussten zeitgleich live gehen. Das war im Oktober 2020 dann auch der Fall, echte Probleme oder Zwischenfälle gab es während der gesamten Projektphase keine, wie sich die Verantwortliche erinnert: „Wir haben selten ein Projekt so schnell durchgebracht. Das System läuft wirklich top und obwohl wir nicht viel
Zeit für ausführliche Anwenderschulungen hatten, konnten die Mitarbeiter dank der intuitiven Bedienbarkeit direkt loslegen.“

Angefangen bei „A wie Arztbrief“

Neben den Daten aus dem abgelösten KIS wurden von Beginn an die Eintrittsdokumente der Patienten in das Archiv eingespielt. Ergänzend zu den Ein- bzw. Überweisungsunterlagen liefern die Zuweiser der Zürcher RehaZentren meist weitere Dokumente wie Arzt- bzw. Befundbriefe oder Untersuchungsergebnisse – oft in Papierform, manchmal per Mail. Sofern die Daten digital eintreffen, können sie automatisch in das JiveX HCM weitergeleitet werden. Bringt die Patientin oder der Patient die Unterlagen in Papierform mit, kommt das JiveX PDF Print Gateway zum Einsatz: Über diese kleine, aber feine und effiziente Lösung können Dokumente direkt beim Eintreffen der Patienten eingescannt und entsprechend zugeordnet werden. Hierzu etablierten die Zürcher RehaZentren strategische Scanstationen an den Orten, an denen die Patientinnen und Patienten und/oder ihre medizinischen Anmeldedaten am häufigsten auflaufen: in der Aufnahmestelle, im Planungsbüro und in den Sekretariaten.

Natürlich fließen auch die in den Zentren generierten Befunde automatisch in das JiveX HCM, ebenso wie medizinische Daten, etwa die EKGs gängiger Hersteller oder Lungenfunktionstests. „Die reibungslose Anbindung der diagnostischen Medizintechnikprodukte und anderer Softwaresysteme war für uns einer der wichtigsten Punkte bei der Wahl für JiveX. Hier wollen und müssen wir flexibel sein, um die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen und Standorte zu bedienen. Und in Sachen Interoperabilität sind wir auch an keiner Stelle enttäuscht worden, das hat wirklich gut funktioniert. Vor allem in Kombination mit dem guten technischen und prozessualen Know-how der VISUS Mitarbeiter hier in der Schweiz“, freut sich Aline Santamaria – auch mit Blick auf künftige Herausforderungen: „Mit dem JiveX HCM haben wir ein System, das mitwachsen und sich unseren künftigen Anforderungen anpassen kann.“