Centre névralgique pour les documents

Un fonctionnement entièrement sans papier n’est pas possible. Et cela même dans les cabinets numériques. Car ces derniers sont également obligés de remettre à leurs patients tous les formulaires remplis sur support papier, comme le prévoit la loi relative aux droits du patient. Pour répondre à cette exigence tout en s’abstenant d’utiliser du papier dans les cabinets, la solution retenue par le groupe radprax se présente sous la forme du stylo numérique de Diagramm Halbach et du système JiveX Healthcare Content Management (HCM).

Parfois, la technologie moderne émerveille même les informaticiens expérimentés, comme c’est le cas avec le Dr. Alexander Klemm. Ces nouveaux processus de formulaire suscitent un réel enthousiasme chez ce membre du conseil d’administration de radprax, société à responsabilité limitée de centre de soins médicaux : « La technologie de stylo numérique de Diagramm Halbach combinée au système HCM de VISUS nous permet de résoudre de manière fascinante certains de nos problèmes de gestion des documents. Nous pouvons enfin combler le fossé entre notre infrastructure numérique et les formulaires sur support papier. »

Une charge de travail considérable et une énorme quantité de papier à la poubelle

On peut comprendre l’enthousiasme au regard de l’importance de la problématique : Par patient, un grand nombre de formulaires papier différents doivent être remplis et signés : fiche, déclaration de confidentialité, brochure d’information pour les examens avec produits de contraste, formulaires de consentement, etc. Ces documents doivent ensuite être saisis, affectés au cas et au patient, puis archivés. Parallèlement, il faut remettre au patient les documents ou des copies de ces documents lorsqu’il quitte le cabinet.

Vous pouvez imaginer la charge de travail considérable et les importantes dépenses en matériel nécessaires pour accomplir cette tâche sur l’ensemble de nos douze sites. D’après un calcul approximatif effectué par Alexander Klemm, environ un million de feuilles A4 sont utilisées par année, ce qui représente le temps de travail annuel d’un employé à temps plein affecté à la réception des patients. Jusqu’à présent, les employés à la réception devaient copier chaque formulaire pour les remettre au patient, et, à la fermeture du cabinet, affecter manuellement les formulaires dans le système d’information radiologique (SIR) par patient/au cas par cas.

Stylo et logiciel intelligents

L’utilisation du stylo numérique permet de repenser entièrement cette méthode de travail. Au lieu de remettre au patient une feuille de papier imprimée, le service d’admission des patients sélectionne le document souhaité au format PDF et l’imprime sur du papier tramé spécial. Le formulaire est déjà clairement affecté au patient. Grâce à la caméra intégrée, le stylo numérique enregistre toutes les informations à mesure que le patient remplit le formulaire en s’orientant selon la trame de points. Lorsque le stylo est placé dans la station d’accueil, les données du patient et du cas sont ensuite transférées directement dans le système HCM via une interface HL7. Le formulaire rempli peut alors y être visualisé en format PDF.

Si des fiches patient sont utilisées, le processus prévoit que la fiche suive le patient de station en station pendant toute la durée de son séjour dans le cabinet. Le patient ne devra rendre que le stylo. Les données sont lues immédiatement et sont disponibles numériquement dans le système JiveX HCM à la prochaine station du patient. Tout au long du séjour du patient, la fiche est remplie étape par étape, et lorsque vous placez le stylo dans chaque station, les dossiers du patient sont mis à jour en continu. « Nous ne pouvons reproduire ce processus que dans le système JiveX HCM, car c’est uniquement ce système qui permet de traiter de manière intelligente plusieurs versions d’un document. Avec un système PACS, par exemple, chacune des cinq stations aurait généré un fichier PDF, et nous devrions choisir le dernier en fonction de l’horodatage. Le système JiveX HCM, lui, archive automatiquement les anciens documents et n’affiche que la dernière version », explique Alexander Klemm. Avantage supplémentaire : les fichiers PDF des formulaires sont directement classés par catégorie dans le système HCM, et les informations correspondantes sont transmises directement du stylo numérique à JiveX.

À la fin du processus, le patient reçoit simplement ses formulaires sur papier, tandis que la copie numérique reste dans le cabinet. Il n'est donc plus nécessaire de copier et de numériser les documents ultérieurement, ce qui réduit le taux d’erreurs lors de l’affectation des formulaires pour un patient. « Naturellement, il arrive parfois que l’on oublie de placer directement le stylo dans la station d’accueil. Dans ces cas-là, nous obtenons une liste d'erreurs et nous pouvons les ajouter manuellement », explique l’informaticien.

Archivage de documents collectés

Il s'agit d'un processus qui n’est visible ni pour le patient ni pour l’utilisateur, mais qui joue un rôle primordial dans la gestion des données : grâce à l’intégration des fichiers de formulaire dans la base de données du système JiveX HCM, tous les documents sont regroupés dans un emplacement unique. Car depuis un certain temps, radprax archive dans le système HCM les documents que le patient apporte et qui sont numérisés sur place.