• Laufzettel von radprax
  • Der Digitalstift von Diagramm Hallbach
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Healthcare Content Management in der radprax

So ganz ohne Papier geht es eben doch nicht. Selbst in ansonsten digitalisierten Praxen. Denn auch die müssen ihren Patienten alle ausgefüllten Formulare in Papierform mit auf den Weg geben – so will es das Patientenrechtegesetz. Die radprax-Gruppe hat nun eine Lösung gefunden, um diesen Anspruch zu erfüllen und praxisintern trotzdem auf Papier zu verzichten: mit dem digitalen Stift von Diagramm Halbach und dem JiveX Healthcare Content Management.

Manchmal versetzt die moderne Technik selbst erfahrene Informatiker wie Dr. Alexander Klemm noch in Erstaunen. Dem Mitglied der Geschäftsleitung der radprax Gesellschaft für Medizinische Versorgungszentren mbH spürt man die Begeisterung über die neuen Formularprozesse regelrecht an: „Die Digitalstifttechnologie von Diagramm Halbach in Kombination mit dem Healthcare Content Managementsystem von VISUS löst auf wirklich faszinierende Weise einen bisher unbefriedigenden Teil unseres Dokumentenmanagements. Endlich können wir die Kluft zwischen unserer digitalen Infrastruktur und dem papierbasierten Formularwesen lösen.“

Viel Arbeit, viel Papier für die Tonne

Die Begeisterung ist verständlich, wenn man die Relevanz des Problems betrachtet: Pro Patient fallen unterschiedliche und unterschiedlich viele Papierformulare an, die es auszufüllen und zu unterschreiben gilt: ein Laufzettel, eine Datenschutzerklärung, ein Aufklärungsbogen für Kontrastmitteluntersuchungen, Einverständniserklärungen und so weiter und so fort. Diese Dokumente müssen anschließend erfasst, dem Fall und dem Patienten zugeordnet und archiviert werden. Gleichzeitig muss der Patient die Dokumente oder eine Kopie davon beim Verlassen der Praxis mit nach Hause bekommen.

Bei insgesamt zwölf Standorten liegt der enorme Arbeits- und Materialaufwand für diesen Prozess auf der Hand. Alexander Klemm hat ihn aber auch mal grob ausgerechnet und kommt auf rund eine Millionen DIN-A4-Blätter pro Jahr sowie die jährliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft am Patientenempfang. Die Mitarbeiter dort mussten nämlich bisher alle Formulare einmal kopieren, um sie den Patienten mitzugeben und nach Praxisschluss die manuelle Zuordnung der Formulare zum Patienten/Fall im RIS vornehmen.

Der schlaue Stift und die intelligente Software

Mit dem Einsatz des digitalen Stifts ändert sich diese Arbeitsweise nun grundlegend. Statt dem Patienten einen der in Masse gedruckten Papierbögen auszuhändigen, wählt die Patientenannahme das gewünschte Dokument als PDF und druckt es auf Papier mit einem speziellen Punktraster. Das Formular ist dem Patienten bereits eindeutig zugeordnet. Mit der integrierten Kamera zeichnet der Digitalstift nun alle Angaben, die der Patient auf dem Formular macht, auf, wobei er sich an dem Punktraster orientiert. Anschließend werden die Daten an einer Dockingstation vom Stift übertragen – und zwar über eine HL7 Schnittstelle direkt patienten- und fallbezogen ins HCM. Hier steht dann das ausgefüllte Formular als PDF zur Ansicht bereit.

Im Falle des Laufzettels ist der Prozess nun so, dass der Zettel den Patient durch die Stationen seines Aufenthalts in der Praxis begleitet und lediglich der Stift abgegeben wird. Die Daten werden sofort eingelesen und stehen an der nächsten Station des Patienten über das JiveX HCM digital zur Verfügung. Während des gesamten Patientenaufenthalts füllt sich der Laufzettel dann Stück für Stück und durch das Andocken des Stifts an jeder Station sind die Patientenunterlagen immer auf dem neuesten Stand. „Diesen Prozess können wir so nur im JiveX HCM abbilden, denn nur in diesem System können mehrere Versionen eines Dokuments intelligent gehandhabt werden. Im PACS beispielsweise hätten wir nach fünf Stationen fünf PDFs und müssten anhand des Zeitstempels die aktuellste heraussuchen. Das JiveX HCM hingegen archiviert automatisch ältere Dokumente und zeigt nur die neueste Version an“, erklärt Alexander Klemm. Ein weiterer Vorteil: Die PDFs der Formulare werden im HCM direkt kategorisiert, die entsprechende Information wird vom digitalen Stift direkt mit an JiveX übertragen.

Am Ende des Prozesses nimmt der Patient seine Papierformulare einfach mit nach Hause, in der Praxis verbleibt die digitale Kopie. Nachträgliches Kopieren und Scannen entfällt also, die Fehlerquote bei der Zuordnung der Formulare zu einem Patienten sinkt. „Natürlich wird manchmal vergessen, den Stift direkt anzudocken. In solchen Fällen erhalten wir aber eine Fehlerliste und haben die Möglichkeit, manuell nachzutragen“, so der Informatiker.

Gesammelte Dokumentablage

Für den Patienten und auch für den Anwender nicht sichtbar, für das Management der Daten aber enorm wichtig: Durch die Einbindung der Formulardokumente in die JiveX HCM Datenbank sind nun endlich alle Dokumente an einem Ort. Denn schon seit längerer Zeit archiviert radprax Dokumente, die der Patient mitbringt und die vor Ort eingescannt werden, im HCM.

Dr. Alexander Klemm  – radprax
„Allerdings war das JiveX HCM für die Anwender bisher noch nicht sichtbar. Denn das System ist so tief in das RIS integriert, dass der Aufruf dieser Dokumente weiterhin wie gewohnt über das RIS erfolgte. Erst mit der Umstellung auf den digitalen Stift rollen wir auch den multimodalen Viewer aus, damit die Formulare überall digital betrachtet werden können.“

Dr. Alexander Klemm

radprax Gesellschaft für Medizinische Versorgungszentren mbH

Das bringt Vorteile für Ärzte, die remote von zu Hause oder einem anderen Standort befunden. Und das bringt natürlich Vorteile für die Abrechnungsabteilung, die alle relevanten Dokumente vorgefiltert über den HCM-Viewer einsehen kann. Übrigens: Die radiologischen Daten der radprax befinden sich nach wie vor im JiveX Enterprise PACS, das an allen zwölf Standorten im Einsatz ist. Alexander Klemm schließt allerdings nicht aus, dass beide Systeme in Zukunft über eine Multisite Query kombiniert werden, sodass alle Daten potenziell über alle Viewer betrachtet werden können: „Das ist das Schöne am JiveX HCM: Man kann klein anfangen und je nach Bedarf und Sinnhaftigkeit Stück für Stück auf das große Ganze zusteuern.“