Le répertoire de documents : un identifiant pour chaque situation

Pour la fondation Sozialstiftung Bamberg, l’extension de la solution CGM Clinical Archive est un élément clé en vue de la mise en œuvre d’une plateforme d’interopérabilité. Elle réunit en effet les conditions préalables à l’enrichissement à terme de l’ensemble des informations patients importantes en métadonnées.

Pour quiconque vit en Haute-Franconie, la fondation Sozialstiftung Bamberg  est pour ainsi dire incontournable. Et ce, en qualité d’« interlocuteur pour quasiment toutes les situations de l’existence », voilà comment se décrit ce groupe, fondé il y a un peu plus de 20 ans et qui n’a depuis lors cessé de croître. Autour de la clinique située en lisière de forêt et qui est incontournable dans la région, la fondation englobe par exemple des centres médicaux et un centre de médecine de réadaptation. Elle comprend également le centre pour personnes âgées qui à son tour couvre les besoins les plus variés, du bureau de quartier au centre pour personnes atteintes de démence. 

La vision d’un parcours harmonieux pour les près de 45 000 patientes et patients accueillis en soins aigus et les quelque 130 000 individus pris en charge en soins semi-ambulatoires et ambulatoires semble proche de se concrétiser. Ce qui nous en empêchait alors, c’est la perméabilité des données. « Nous ne pouvions pas indiquer qu’un patient donné changeait certes d’établissement, mais restait au sein du même groupe et devions quasiment à chaque fois saisir une nouvelle admission », explique Patrick Merdian, directeur de projet KHZG à la fondation Sozialstiftung Bamberg.
 
C’est amener à changer. Et la solution CGM Clinical Archive joue un rôle décisif en ce sens. L’extension des archives de la maison mère VISUS permet entre autres de mettre à disposition les documents de patientes et patients ainsi que de résidentes et résidents d’EMS de tous les établissements de la fondation Sozialstiftung Bamberg en un seul et unique endroit, un répertoire de documents. 

La solution CGM Clinical Archive permet par ailleurs l’enregistrement de chaque document sur la plateforme d’interopérabilité centrale de la fondation. En cas de besoin et si la patiente ou le patient ne s’y est pas opposé(e), les médecins traitants ainsi que le personnel de soins peuvent obtenir et consulter les documents relatifs à une personne donnée à partir de la solution CGM Clinical Archive au sein de l’ensemble des établissements via une interface utilisateur dédiée. L’extension de la solution CGM Clinical Archive s’inscrit dans un projet d’envergure de développement d’une plateforme d’interopérabilité permis grâce aux fonds libérés dans le cadre de la loi allemande sur l’avenir du secteur hospitalier (KHZG).

Interopérabilité grâce à la conformité IHE

« Au moment de la demande de subventions dans le cadre de la phase de mise sur pied du projet, nous avions un objectif en tête, mais pour être honnête, nous ne savions pas vraiment comment y parvenir. C’est grâce à la coopération avec l’équipe de CGM que nous avons assimilé l’approche nécessaire », explique Patrick Merdian. Et voici comment fonctionne le processus côté système : un identifiant unique est généré pour chaque personne avec l’aide d’un autre système, l’index principal des patients (MPI), à partir des divers patientes et patients créés dans les systèmes de gestion de patientèle respectifs. Le logiciel d’intégration i.Pack de CGM sert d’interface entre le registre et la solution CGM Clinical Archive, le répertoire de documents centralisé. 

La grande valeur ajoutée en plus d’une affectation claire des patientes et patients : tous les composants de ce système reposant sur les normes de l’Initiative IHE (Integrating Healthcare Enterprises) pour l’interopérabilité, il est raisonnablement possible d’enrichir les documents sauvegardés dans la solution CGM Clinical Archive en métadonnées, ce qui suppose que le personnel médical au sein d’un groupe puisse consulter l’ensemble des informations importantes d’un patient. 

Un inventaire de 194 types de document 

Mais qu’est-ce qui caractérise des informations « importantes » ? Et jusqu’à quand doivent-elles remonter ? « Le principal défi dans la mise à disposition de documents historiques réside dans le fait que je dois pouvoir me fier à leur source », explique Jan de Boer, chef de projet IT de la fondation Sozialstiftung Bamberg. Et dans la pratique, cela se traduit par le désir de la fondation de ne pas dépasser un délai de trois ans dans l’antériorité des sources.

La question de la pertinence était encore plus importante car aucune consigne claire à propos des métadonnées souhaitées n’avait été émise au lancement du projet début 2024. La direction de projet a ainsi initié un processus de sélection avec le conseil d’administration de la clinique. Il en est alors resté une quantité considérable : 194 types de documents réunissant quelque 24 millions de documents, seulement pour les cliniques, et encore bien plus de métadonnées.

Et lorsque l’on sait que le répertoire de documents et l’index principal des patients sont censés faire partie d’une plateforme encore plus exhaustive, il est alors évident que la mise en œuvre s’avère titanesque. M. de Boer, expert informatique, est convaincu par la stratégie. De son point de vue, « il s’agit de la manière la plus intelligente de fournir des données structurées et à terme de les exploiter dans le cadre de cas d’application ultérieurs ».