Agiles Gedränge

Softwareentwicklung ist ein schnelllebiges Geschäft. Denn eine gute Software wird stetig weiterentwickelt, um den Stand der Technik und die Anforderungen der Anwender abzubilden. Auch bei VISUS klagen die Entwickler nicht über mangelnde Herausforderungen bei der Weiterentwicklung von JiveX. Um diese noch effizienter als bisher angehen zu können, führte das Workflow-Team im vergangenen Jahr das Scrum-Modell ein. Seither „sprinten“ die Programmierer von einem Meilenstein zum nächsten. Innerhalb der VISUS Struktur kümmert sich das Workflow-Team um Schnittstellen-Themen wie die zum RIS oder KIS, den Übergang von Daten mittels HL7, um den Studienmanager sowie um die Demofolder und den Mammo Reportmanager. Kurz: Um alles, was einen naht- und reibungslosen Workflow mit JiveX garantiert. Als Dr. Anna Burczik im vergangenen Jahr das Produktmanagement für den Bereich übernahm, entschieden sie und das Team sich für die Einführung von Scrum, um den teaminternen Workflows noch reibungsloser und effizienter zu gestalteten. Der Begriff Scrum (Gedränge) leitet sich aus dem Rugby ab und beschreibt die sehr enge, gleichberichtige Zusammenarbeit des Teams. Scrum ist vor allem in der Softwareentwicklung beliebt, weil es auf einer iterativen Vorgehensweise beruht, die Prozesse enorm beschleunigt. Schaut man in Gablers Wirtschaftslexikon, so findet man folgende Definition: „Scrum ist ein Vorgehensmodell der agilen Softwareentwicklung, das davon ausgeht, dass Softwareprojekte aufgrund ihrer Komplexität nicht im Voraus detailliert planbar sind. Aus diesem Grund erfolgt die Planung nach dem Prinzip der schrittweisen Verfeinerung, wobei die Entwicklung des Systems durch das Team nahezu gleichberechtigt erfolgt."

Teamgeist und Transparenz steigern

Dazu greift Scrum auf fixe Regeln und Bestandteile zurück, die sich jedoch nicht in jedem Unternehmen 1:1 implementieren lassen. Anna Burczik: „Wir haben die für uns passenden Scrum Elemente herausgesucht, um agiler zu arbeiten und die Effizienz zu steigern. Dazu gehören die sogenannten Entwicklungs-Sprints, das Arbeiten mit einem verbindlichen Backlog, die Daily Standup-Meetings, der Planning Poker und das Taskboard.“ Bei den Sprints handelt es sich um Zeiträume zwischen ein und vier Wochen – im VISUS Workflow-Team sind es drei Wochen – in denen bestimmte Aufgabenstellungen komplett gelöst werden. Also von der Entwicklung über das Testen bis hin zur Dokumentation und dem Feedback. Welche Projekte das sind, das entscheidet das Team gemeinsam beim sogenannten Sprintplanungs-Meeting: „Das heißt, wir setzen uns zusammen, schauen uns die Backlog-Liste an, in der alle anstehenden Projekte nach Priorität aufgelistet sind, und entscheiden gemeinsam anhand der Teamkapazität, was in den kommenden drei Wochen schaffbar ist. Das Ziel dieses initialen Meetings besteht darin, dass sich jedes Teammitglied dazu bekennt, die auf dem Taskboard stehenden Aufgaben in den drei Wochen abzuarbeiten“, erklärt Anna Burczik. Die Fortschritte während des Sprints werden zum einen auf dem Taskboard dokumentiert, auf dem die Arbeitsschritte und die Verantwortlichen gelistet sind. Das schafft Transparenz und lässt schnell erkennen, wenn es irgendwo hakt – nämlich dann, wenn das Aufgabenkärtchen längere Zeit nicht weiter wandert. Zum anderen hat jeder Mitarbeiter in den Daily Standup-Meetings Gelegenheit, kurz über den Stand der Dinge zu berichten. Diese kurzen Besprechungen sind ideal, um das Wesentliche zu kommunizieren und kontinuierlich im Dialog zu bleiben. Nach jedem Sprint gibt es direkt eine „Retro“, also die Möglichkeit zum Feedback, was in einem Sprint jeweils gut oder schlecht gelaufen ist.

Fixe Ziele statt Arbeit auf Zuruf

Und was genau bewirken diese Änderungen im Arbeitsalltag? „Wir sind wesentlich agiler geworden, weil wir uns auf zuvor gesetzte Projektziele verständigen und diese fokussiert verfolgen. Das Arbeiten auf Zuruf oder Prozessstörungen entfallen größtenteils. Außerdem sind wir transparenter geworden, denn im Prinzip kann jeder – auch der Support oder der Vertrieb – den aktuellen Projektstand auf dem Taskboard einsehen. Besonders erfreulich ist, dass sich die Motivation innerhalb des Teams noch mal gesteigert hat. Einerseits, weil Arbeitserfolge und -ergebnisse sichtbarer sind. Andererseits, weil die Mitbestimmung größer ist und durch die kontinuierliche Kommunikation Probleme schneller gelöst werden“, beschreibt die Produktmanagerin. Tatsächlich investiert das Team seit der Einführung der Scrum-Regeln auch weniger Zeit in Meetings – obwohl mehr Treffen stattfinden. Die engmaschige Abspracheführt aber dazu, dass täglich nur maximal fünf Minuten reichen, um das Wichtigste zu klären. In Summe ist das zeitsparender als ein großes Meeting alle paar Wochen. Die Herangehensweise des Workflow-Teams überzeugte VISUS weit, schließlich gilt es nicht nur Produkte, sondern auch Arbeitsweisen und -welten immer wieder anzupassen. Denn auch, wenn der VISUS Kunde von Prozessen wie diesen nicht direkt betroffen ist, wird er letztlich davon profitieren, dass das Unternehmen noch schneller und flexibler am Markt reagieren kann.