So kommen Dokumente automatisch in die ePA

Schmerz erkannt, Lösung umgesetzt: Zwei wichtige Neuerungen für den Upload-Workflow über JiveX HCM sind schon jetzt erhältlich.

Dass die Übertragung von behandlungsrelevanten Dokumenten in die elektronische Patientenakte (ePA) über unser Healthcare Content Management System zahlreiche Vorteile bietet, haben in den vergangenen Monaten immer mehr Kliniken erkannt. Denn dank der tiefen Einbettung von JiveX HCM in den Klinikalltag benötigen Fachkräfte keinen Systemwechsel, um die Datenübertragung vorzunehmen.

Ein Turbo für den Workflow

Schon dieser Prozess war im Vergleich zur Anbindung über ein KIS deutlich schneller. Zur Wahrheit gehört aber auch: Die manuelle Übertragung der Daten in die ePA verursacht stets Mehraufwand in einem von Dokumentationspflichten ohnehin überlasteten System. Für diesen Schmerz hat unser Entwicklungsteam jetzt die Lösung gefunden: Im Rahmen eines Exclusiv Patch können Kundinnen und Kunden ab sofort als weitere Lizenz die automatische Upload-Funktion in die ePA erwerben.

Ein individuell einstellbarer Trigger sorgt hierbei dafür, dass bestimmte Dokumentensätze – etwa der letzte Laborbefund oder der Arztbrief –  standardisiert und ohne weitere manuelle Schritte übertragen werden. Damit wird das Update zum Turbo für den Workflow, freut sich Produktmanagerin Lena Taprogge: „Bislang musste ich als Klinikerin oder Kliniker für den Upload jedes Mal den passenden Fall aufrufen, um zumeist die gleichen Dokumenttypen auszuwählen und hochzuladen. Mit der neuen Funktion kann pro Installation über den KDL-Aktenplan ein festgelegtes Set an Dokumenten übertragen werden.“

Ein weiterer Vorteil gegenüber dem manuellen Workflow: Musste man den Status der Dokumente bislang gezielt und manchmal mehrfach überprüfen, wird der Prozess nun transparent. Eine zusätzliche Spalte in der Ergebnisliste der HCM-Ansicht macht jederzeit sichtbar, ob Dokumente erfolgreich hochgeladen wurden oder der Upload fehlgeschlagen ist. Insgesamt ergibt sich so neben einer Qualitätsverbesserung vor allem eine enorme Zeitersparnis.

Ad hoc-Sperre im Fall eines Widerspruchs

Die ebenfalls neu implementierte „Ad hoc-Sperre“ löst ein weiteres Praxisproblem im Umgang mit der ePA. Denn Patientinnen und Patienten dürfen auch dann mündlich der Datenverarbeitung widersprechen, selbst wenn sie zuvor schriftlich ihre Zustimmung gegeben hatten. Mit JiveX HCM behält das Klinikpersonal auch in solchen Fällen den Überblick: Sobald die Patientin oder der Patient widerspricht, kann nach dem „Alles oder nichts-Prinzip“ die Sperre gesetzt werden. Berechtigte Mitarbeitende können anschließend über einen speziellen Button ein Eingabefenster öffnen, um Details zum Grund zu erfassen und die Sperre zu bestätigen. Nach der Aktivierung ist der Upload-Button angegraut und kann erst durch die Freigabe eines oder einer berechtigten Mitarbeitenden wieder aktiviert werden.

Förderung statt Strafzahlungen

Beide Features sind ein Vorgriff auf die Version 5.9. von JiveX HCM, die zusätzliche Verfeinerungen beim Upload-Workflow bringen wird. So wird es dann sogar möglich sein, die Datenübertragung erst beim Abschluss eines Falles zu veranlassen oder aber je nach Aktenplan Differenzierungen beim Umfang der Daten vorzunehmen.

Zwei Klinikverbünde hat man von diesen praxisnahen Innovationen bereits überzeugt. Lena Taprogge ist optimistisch, dass weitere folgen werden. „Wir vergrößern die Vorteile der ePA-Anbindung über JiveX HCM weiter, schaffen die Grundlage für noch effizientere Workflows in der Zukunft und leisten überdies einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung der Krankenhauslandschaft.“ Apropos: Auch finanziell kann sich der automatisierte ePA-Upload für Kliniken bezahlt machen. Nicht nur entgegen sie damit möglichen Strafzahlungen aufgrund fehlender Uploads, die Investition ist im Rahmen der Krankenhaustransformationsfonds-Verordnung (KHTFV) auch förderfähig.